Perbedaan antara pengarsipan dan penghapusan di gmail

Ketahui apa yang harus dilakukan dengan semua yang Anda terima di Gmail

Bagi kebanyakan orang, Gmail adalah salah satu alat paling penting dalam kehidupan sehari-hari mereka. Masalahnya adalah sebagian besar menerima begitu banyak email sehingga sulit untuk menjaga kotak masuk Anda teratur dan tidak penuh dengan email acak yang tidak perlu. Gmail menawarkan banyak cara kepada para pengguna untuk mengatur dan mengurutkan email mereka ke dalam folder, tab, dan tag yang berbeda, tetapi pada saat pencarian Google dapat memindai jutaan kata per detik mengapa perlu upaya keras agar Gmail Anda tetap teratur? Untungnya, Gmail memiliki alat pengarsipan yang akan membantu Anda membersihkan antarmuka tanpa menyebabkan Anda menghabiskan beberapa hari menempatkan setiap email ke folder yang berbeda.

Apa itu pengarsipan?

Tindakan pengarsipan email di Gmail adalah mengambilnya dan meletakkannya di folder di mana email itu akan terus ada tetapi tidak akan lagi mengacaukan kotak masuk Anda. Bagian terbaik tentang ini adalah bahwa itu masih dapat diakses di masa depan jika diperlukan. Gmail menangani tugas ini dengan luar biasa karena memungkinkan pengguna untuk dengan cepat dan mudah mengarsipkan email mereka.

Apa yang dihapus?

Ketika Anda memutuskan untuk menghapus email, email itu dikirim ke folder tempat sampah. Folder ini bertindak sebagai cadangan hanya jika Anda tidak bermaksud untuk benar-benar menyingkirkan email. Beberapa orang juga menggunakan folder tempat sampah sebagai tempat pembuangan untuk email yang mereka anggap tidak cukup penting untuk dimiliki di kotak masuk mereka. Masalahnya adalah Gmail secara otomatis menghapus surat yang ditempatkan di tempat sampah setelah 30 hari. Jadi, saat menggunakan folder tempat sampah sebagai alat untuk membersihkan kotak masuk Anda mungkin tampak seperti ide yang bagus, ketahuilah bahwa Anda kemungkinan besar akan kehilangan email yang mungkin Anda perlukan di masa depan.

Mengapa Anda harus mengarsipkan email Anda

Katakanlah Anda melakukan percakapan dengan seseorang dan informasi seperti alamat atau nomor telepon dipertukarkan. Pada saat itu Anda dapat menulis atau menyimpan apa pun yang diperlukan sehingga Anda memutuskan untuk menghapus percakapan karena Anda tidak melihat titik untuk membuatnya mengacaukan kotak masuk Anda lagi.

Sekarang bayangkan beberapa waktu di mana Anda tidak perlu melihat kembali percakapan itu atau mengambil informasi dari email-email itu, tetapi untuk beberapa alasan, sekarang Anda lakukan. Jika Anda menghapus utas email, Anda tidak akan dapat melihat ke belakang dan dengan mudah menemukan apa yang Anda cari. Jika Anda mengarsipkan email, Anda tidak lagi harus melihatnya duduk di kotak masuk Anda, tetapi juga akan merasa tenang mengetahui bahwa jika Anda perlu, pencarian cepat akan membawanya kembali kepada Anda.

Selain itu, semua email Anda yang diarsipkan terletak di folder "Semua Surat" yang dapat ditemukan di laci navigasi. Email tidak terorganisir setelah diarsipkan tetapi jika Anda memerlukan akses cepat ke email yang baru diarsipkan, email itu akan berada di dekat bagian atas daftar.

Cara mengarsipkan email di Gmail di Android

Ada tiga cara cepat dan mudah untuk mengarsipkan email Anda. Dua metode ini untuk pengarsipan email individu dan yang ketiga adalah cara untuk memilih beberapa email dan mengarsipkannya untuk digunakan nanti.

Cara tercepat, termudah, dan paling rawan kecelakaan untuk mengarsipkan email adalah dengan menggeseknya sambil melihat tampilan daftar semua email Anda di kotak masuk Anda. Karena sebagian besar pengguna Android terbiasa mengakses laci navigasi dari menggesekkan dari tepi kiri layar, mudah untuk secara tidak sengaja mengirim email untuk diarsipkan. Untungnya, segera setelah menghapus email, Gmail memungkinkan Anda untuk membatalkan tindakan hanya dengan menekan tombol undo yang muncul beberapa saat setelah pengarsipan.

Dalam pengaturan Gmail Anda dapat dengan cepat mematikan fitur ini jika Anda sering melakukannya secara tidak sengaja atau tidak membutuhkan fitur tersebut. Untuk melakukan ini, buka laci navigasi, gulir ke bawah ke bawah di mana pengaturan berada, masukkan pengaturan umum, dan opsi kedua dari atas akan memberi Anda pilihan untuk menghidupkan atau mematikan "geser ke arsip."

Cara kedua untuk mengarsipkan email adalah saat melihat utas pesan individu. Setelah Anda selesai membaca isi email Anda akan disambut dengan beberapa opsi di taskbar. Salah satu dari banyak ikon yang menunggu Anda adalah salah satu yang tampak kotak dengan panah mengarah ke bawah. Ini adalah tombol arsip. Jika Anda memilih ini saat melihat email, Anda akan dikirim kembali ke kotak masuk Anda dan sebuah status akan muncul di bagian bawah layar Anda selama beberapa detik yang memberi tahu Anda bahwa email itu diarsipkan. Jika Anda tidak bermaksud mengarsipkan email, lagi-lagi ada tombol undo yang dapat Anda pilih untuk mengembalikan email Anda ke lokasi semula.

Akhirnya, jika Anda masuk ke kotak masuk dan memutuskan sudah saatnya untuk benar-benar membersihkannya, metode terakhir akan membuatnya cepat dan mudah dilakukan. Saat melihat kotak masuk Anda dalam tampilan daftar, Anda dapat mengklik gambar pengirim (biasanya kotak berwarna dengan huruf pertama nama pengirim di dalamnya) atau tekan lama pada email untuk memilihnya.

Lanjutkan proses memilih lebih banyak email dan setelah semua yang Anda inginkan diarsipkan dipilih, klik ikon kotak yang sama dengan panah menghadap ke bawah yang duduk di bilah tugas. Sama seperti metode terakhir, tepat setelah pengarsipan email, sebuah status akan muncul di bagian bawah layar yang memberi tahu Anda bahwa Anda mengarsipkan banyak email dan memberi Anda opsi untuk membatalkan tindakan Anda.

Jika Anda pernah khawatir bahwa Anda mungkin secara tidak sengaja mengarsipkan atau menghapus email apa pun dengan salah satu metode di atas, Gmail memungkinkan Anda untuk mengaktifkan fitur yang menambahkan langkah lain untuk mengarsipkan atau menghapus email. Otorisasi ini menambahkan kotak dialog pop-up yang muncul ketika Anda mencoba untuk menghapus atau mengarsipkan email yang akan meminta konfirmasi bahwa Anda memang ingin menyelesaikan tindakan yang Anda pilih.

Untuk mengaktifkannya, buka laci navigasi, gulir ke bawah ke pengaturan, pilih pengaturan umum, dan di bagian bawah menu ada dua kotak centang untuk mengaktifkan konfirmasi sebelum menghapus dan pengarsipan.

Dengan pengetahuan baru tentang pengarsipan dan penghapusan ini, kotak masuk Gmail Anda akan dibersihkan dan berjalan lebih efisien, semuanya tanpa pernah membuang informasi yang mungkin Anda perlukan suatu hari nanti.